6.1. Основи організації матеріальних запасів

Бюджетні установи у процесі своєї діяльності використовують чимало матеріальних цінностей короткострокового (упро­довж одного року) споживання. Зазначена частка оборотних активів має матеріальну форму і називається запасами. Облік запасів є одним з основних напрямків обліку бюджетних установ і також потребує організації.

Організація бухгалтерського обліку запасів охоплює:

організацію надходження запасів;

організацію обліку наявності запасів;

організацію обліку використання та вибуття.

Щодо кожного з видів руху запасів організація має такі завдання:

прискорення документообігу завдяки обробці відповідних раціональних графіків та вибору оптимальних носіїв інформації;

правильне виконання належних дій відповідно до нормативної бази;

зберігання товарно-матеріальних цінностей, що належать до запасів завдяки розробці оптимальної номенклатури;

раціональне використання матеріальних запасів згідно з розробленими нормативами.

До нормативних актів, які регулюють питання обліку запасів та його організації, належать:

Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125;

Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства від 18.12.2000 № 130;

Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-про­філактичних і інших бюджетних установах охорони здоров’я, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 05.05.83 № 530;

Інструкція з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров’я, що утримуються за рахунок коштів бюджету, затверджена Наказом від 02.06.87 № 747;

Порядок бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги, затверджений Наказом від 12.01.00 № 12/4233 Міністерства фінансів України та Державного казначейства України;

Інструкція про порядок відбиття в обліку бюджетних установ операцій із централізованим постачанням матеріальних цінностей;

Положення про порядок створення та головної функції тендерних комітетів щодо організації та здійснення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, затверджене Наказом Міністерства економіки України від 16.01.01 № 20/5211;

Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116;

Типова Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 5.09.2001 № 787/5978;

Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків і інших статей балансу, затверджену Наказом Міністерства фінансів України та Головним управлінням Державного казначейства України від 16.01.98 № 728/3168;

Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства від 27.07.00 № 68;

Перелік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактичних закладах, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 30.06.94 № 117.