6.2. Організація автоматизованого обліку основних засобів

Облік основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА) здійснюється протягом усього життєвого циклу, від надходження на підприємство і до моменту їх ліквідації чи реалізації.

Типовими формами первинної документації, якими оформлюють операції з обліку основних засобів, є такі уніфіковані фор­ми документів:

ОЗ-1 — акт приймання-передавання основних засобів (для внутрішнього переміщення);

ОЗ-2 — акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів;

ОЗ-3 — акт на списання основних засобів;

ОЗ-4 — акт на списання автотранспортних засобів;

ОЗ-5 — акт про установлення, пуск та демонтаж будівельної машини;

ОЗ-6 — інвентарна картка обліку основних засобів;

ОЗ-7 — опис інвентарних карток з обліку основних засобів;

ОЗ-8 — картка обліку руху основних засобів;

ОЗ-9 — інвентарний список основних засобів;

ОЗ-14, ОЗ-15, ОЗ-16 — розрахунок амортизації основних засобів.

Із первинних документів формується вхідна інформація під час автоматизованого розв’язання задач з обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.

Основні завдання організації обліку й контролю наявності та руху основних засобів:

правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в регістрах обліку надходження, внутрішнього переміщення й вибуття об’єктів основних засобів;

контроль за збереженням основних засобів;

контроль за витратами на ремонт основних засобів, а також за ефективністю використання основних засобів;

правильне обчислення та відображення в обліку сум амортизації;

отримання документально обґрунтованих даних про наявність та рух основних засобів за місцями їх експлуатації, а також у розрізі осіб, відповідальних за її збереження;

виявлення результатів від реалізації об’єктів основних засобів або іншого їх вибуття.

Ефективного результату можна досягти з використанням інформаційних систем і комп’ютерних технологій обліку.

Задачі можна розв’язувати по-різному:

із застосуванням електронних таблиць;

із застосуванням власних програмних продуктів, розроблених силами підприємства;

із застосуванням універсального програмного забезпечення, запропонованого фірмами-розробниками для проведення розрахунків із планування, обліку, контролю та аналізу.

Так, для виконання облікових робіт широкого використання набули такі програмні комплекси, як «1С: Підприємство», «Парус», «БЕСТ», «Галактика» тощо. Крім того, користувач може скористатися окремими їх модулями, які, наприклад, забезпечують облік основних засобів, складський облік, торгівлю, заробітну плату тощо.

У наступному пункті на прикладі розглянемо використання ПП «Галактика».